Tile Supply — Điều phối gạch theo tiến độ dự án

Mục lục — 40 mục trong 6 nhóm

01 — Nền tảng và khái niệm cốt lõiMục 01–07

1. 01. Tile Supply là gì?
2. 02. Ordered chưa phải Delivered
3. 03. Supply bắt đầu từ Order đã xác nhận
4. 04. Supply Readiness là gì?
5. 05. Current Order là điểm neo
6. 06. Order Revision trước Supply
7. 07. Product Identity trong Supply

02 — Các yếu tố và tiêu chí cần đọcMục 08–14

1. 08. Supply Line
2. 09. Quantity trong Supply
3. 10. Partial Delivery là gì?
4. 11. Delivery Status
5. 12. Delivery Date
6. 13. Planned Delivery Date
7. 14. Actual Delivery Date

03 — Đánh giá và ra quyết địnhMục 15–21

1. 15. Receiving Location
2. 16. Site Contact
3. 17. Delivery Window
4. 18. Site Readiness
5. 19. Site Access
6. 20. Loading / Unloading Context
7. 21. Supply Allocation

04 — Phối hợp trong bối cảnh dự ánMục 22–28

1. 22. Multi-Delivery Project
2. 23. Batch / Lot
3. 24. Batch Consistency
4. 25. Quantity Check trước Dispatch
5. 26. Product Check trước Dispatch
6. 27. Packing Identification
7. 28. Delivery Documentation

05 — Kiểm soát triển khaiMục 29–35

1. 29. Delivery Note
2. 30. Delivery Confirmation
3. 31. Delivery Issue
4. 32. Wrong Product Delivery
5. 33. Quantity Discrepancy
6. 34. Moongres trong Tile Supply
7. 35. Supply Record

06 — Framework, checklist và kết luậnMục 36–40

1. 36. Supply Status Board
2. 37. Tile Supply Framework của Moongres
3. 38. Supply Decision Framework
4. 39. Checklist trước khi đóng Supply
5. 40. Từ Order đến Supply

01. Tile Supply là gì?

Tile Supply — Điều phối và cung ứng gạch là quá trình đưa một Order đã được xác nhận thành nguồn hàng thực tế được chuẩn bị, điều phối và giao theo yêu cầu của dự án.

Tile Supply nằm sau:

Specification → Approval → Sourcing → Availability → Procurement

và trước:

Change Control → Traceability → Handover

Supply không chỉ là:

“Giao hàng.”

Mà là quá trình giữ cho:

Đúng gạch → Đúng số lượng → Đúng Order → Đúng tiến độ → Đúng nơi nhận → Đúng hồ sơ giao nhận

02. Ordered chưa phải Delivered

Đây là ranh giới quan trọng.

Ordered

khác với:

Confirmed

khác với:

Ready for Supply

khác với:

Dispatched

khác với:

Delivered

Một Order đã được xác nhận nhưng chưa được giao.

Do đó:

Ordered ≠ Delivered

03. Supply bắt đầu từ Order đã xác nhận

Supply không nên bắt đầu từ một yêu cầu miệng.

Điểm đầu vào phải là:

Current Order / Order Confirmation

với Product Identity và Quantity đã được xác nhận.

Logic:

Approved Tile

→

Availability

→

Procurement

→

Order Confirmation

→

Supply

Supply phải phục vụ Order, không tự tạo lại Specification.

04. Supply Readiness là gì?

Supply Readiness — Mức độ sẵn sàng cung ứng là trạng thái cho biết Order đã đủ điều kiện để chuyển sang bước chuẩn bị / giao hàng hay chưa.

Có thể cần kiểm tra:

1. Product
2. Quantity
3. Source
4. Order Status
5. Stock / production status
6. Required Date
7. Receiving Location
8. Delivery instruction

Không được coi:

Order Confirmed = Automatically Ready for Supply

05. Current Order là điểm neo

Supply phải dựa trên:

Current Order

không dựa trên:

1. quotation cũ
2. request cũ
3. draft cũ
4. conversation cũ
5. Order Revision cũ

Nếu có nhiều version:

Current Revision

phải được xác định trước Supply.

06. Order Revision trước Supply

Nếu Order đã thay đổi:

Rev.01

→

Rev.02

thì Supply phải sử dụng đúng revision hiện hành.

Không được lấy:

Rev.01 Quantity

với:

Rev.02 Product

hoặc ngược lại.

Supply cần bảo vệ tính nhất quán của Order.

07. Product Identity trong Supply

Supply phải giữ nguyên:

1. Product Code
2. Product Name
3. Collection
4. Color
5. Format
6. Surface
7. Configuration liên quan

Không tự đổi Product Identity vì:

1. warehouse convenience
2. packing convenience
3. supplier suggestion
4. stock availability
5. delivery convenience

Nếu cần thay đổi sản phẩm:

Change Control

phải được kích hoạt.

08. Supply Line

Một Supply Line — Dòng cung ứng có thể được đọc từ Order Line.

Thông tin có thể gồm:

1. Product Code
2. Quantity
3. Unit
4. Project
5. Area
6. Required Date
7. Delivery Status

Supply Line giúp tránh việc:

Order đúng nhưng giao sai line item.

09. Quantity trong Supply

Supply phải phân biệt:

Ordered Quantity

và:

Delivered Quantity

Hai con số này không được mặc định giống nhau.

Có thể xảy ra:

1. Full Delivery
2. Partial Delivery
3. Remaining Balance

Nếu giao thiếu, phần còn lại phải được ghi nhận.

10. Partial Delivery là gì?

Partial Delivery — Giao một phần xảy ra khi lượng giao thực tế chưa hoàn thành toàn bộ Order Requirement.

Có thể cần ghi nhận:

Ordered Quantity

↓

Delivered Quantity

↓

Remaining Quantity

Không coi Partial Delivery là Full Delivery.

11. Delivery Status

Có thể sử dụng các trạng thái:

1. Planned
2. Ready
3. Dispatched
4. Partially Delivered
5. Delivered
6. Delivery Issue
7. Cancelled
8. Pending Confirmation

Các status này là:

Supply / Delivery Status

không phải:

Product Quality Status

12. Delivery Date

Cần phân biệt:

Required Date

với:

Planned Delivery Date

với:

Actual Delivery Date

Ba thông tin này có thể khác nhau.

Không tự biến:

Required Date = Actual Delivery Date

13. Planned Delivery Date

Planned Delivery Date — Ngày giao dự kiến là mốc được sử dụng để phối hợp Supply.

Nó chưa đồng nghĩa:

Actual Delivery

và cũng không nên được trình bày như một fact đã xảy ra trước khi giao.

Nếu chưa xác nhận:

Pending Confirmation

14. Actual Delivery Date

Actual Delivery Date — Ngày giao thực tế chỉ được ghi sau khi có cơ sở xác nhận giao hàng đã diễn ra.

Không lấy:

1. ETA
2. Planned Delivery
3. Driver schedule

làm Actual Delivery Date.

15. Receiving Location

Một Delivery cần xác định:

Receiving Location — Địa điểm nhận hàng

Tùy project có thể gồm:

1. Project
2. Site
3. Building
4. Block
5. Floor
6. Zone
7. Warehouse
8. Receiving Point

Không giao theo địa chỉ cũ nếu Receiving Location đã thay đổi.

16. Site Contact

Supply có thể cần:

Site Contact — Người / đầu mối nhận hàng

Thông tin có thể gồm:

1. Name
2. Role
3. Phone / contact
4. Receiving instruction

Không tự tạo thông tin liên hệ.

Nếu chưa xác nhận:

Pending Confirmation

17. Delivery Window

Dự án có thể có:

Delivery Window — Khung thời gian nhận hàng

Ví dụ về logic:

Morning

Afternoon

hoặc một khoảng thời gian cụ thể nếu đã được xác nhận.

Không tự tạo Delivery Window.

Không coi:

Planned Date

là:

Exact Arrival Time

18. Site Readiness

Supply không chỉ phụ thuộc vào hàng.

Có thể cần kiểm tra:

1. Receiving Location
2. Site Access
3. Contact
4. Receiving Window
5. Unloading condition
6. Site readiness

Một Order có thể sẵn sàng nhưng Site chưa sẵn sàng nhận.

Do đó:

Supply Ready ≠ Site Ready

19. Site Access

Đặc biệt với dự án:

1. loading restriction
2. time restriction
3. access instruction
4. security procedure
5. loading / unloading coordination

có thể ảnh hưởng Supply.

Không tự suy luận site access condition.

Nếu cần cho giao hàng:

Verify before Dispatch

20. Loading / Unloading Context

Supply có thể cần biết:

1. vehicle access
2. unloading point
3. receiving equipment
4. handling requirement

Nhưng bài này không đi sâu thành Logistics Management.

Mục tiêu là:

đảm bảo Delivery Context đủ rõ để Supply có thể thực hiện.

21. Supply Allocation

Khi một Order có nhiều lần giao, cần xác định:

Allocation — Phân bổ hàng

theo:

1. Project
2. Area
3. Delivery
4. Quantity

Allocation giúp tránh:

đúng tổng quantity nhưng sai đợt giao.

22. Multi-Delivery Project

Một dự án có thể không nhận toàn bộ gạch trong một lần.

Có thể có:

Delivery 01

Delivery 02

Delivery 03

Mỗi đợt cần có:

1. Product
2. Quantity
3. Delivery Plan
4. Receiving Context
5. Status

Không để tổng Order thay thế thông tin của từng đợt giao.

23. Batch / Lot

Một số sản phẩm có thể liên quan đến:

1. Batch
2. Lot
3. Production Batch

Nếu dữ liệu này có ý nghĩa đối với dự án, cần ghi nhận khi đã xác minh.

Không tự tạo Batch / Lot Number.

Không suy luận Batch từ ngày giao.

24. Batch Consistency

Khi project yêu cầu kiểm soát theo Batch / Lot, cần tránh việc trộn dữ liệu không kiểm soát.

Nếu Batch / Lot là một Project Requirement:

Supply phải phản ánh đúng Requirement.

Không tự kết luận hai Batch khác nhau là hoàn toàn giống nhau về mọi đặc tính nếu chưa có cơ sở.

25. Quantity Check trước Dispatch

Trước khi giao cần kiểm tra:

Ordered Quantity

vs

Allocated Quantity

vs

Dispatch Quantity

Đây là ba lớp dữ liệu có thể khác nhau.

Không để:

Dispatch Quantity

lớn hơn Quantity được phép nếu không có thay đổi được xác nhận.

26. Product Check trước Dispatch

Trước khi Dispatch / giao hàng, cần kiểm tra:

1. Product Code
2. Product Name
3. Format
4. Surface
5. Quantity
6. Unit
7. Packing identification

Mục tiêu:

Đúng hàng trước khi hàng rời Source / Warehouse.

27. Packing Identification

Packing / pallet / box có thể cần identification phù hợp với Order.

Có thể bao gồm:

1. Product Code
2. Quantity
3. Box / pallet reference
4. Batch / Lot khi relevant

Không tạo label giả.

Không tự tạo pallet number.

28. Delivery Documentation

Supply có thể đi cùng:

1. Delivery Note
2. Packing List
3. Order Reference
4. Delivery Record
5. Commercial Documents
6. Relevant product documents

Không biến Delivery Documentation thành Handover dossier.

Handover có phạm vi riêng ở MMS.05.12.

29. Delivery Note

Delivery Note — Phiếu giao hàng có thể là cơ sở ghi nhận:

1. Order Reference
2. Product
3. Quantity
4. Delivery
5. Receiving information

Không coi Delivery Note tự động là:

Proof of Product Quality

hoặc:

Technical Acceptance

30. Delivery Confirmation

Delivery Confirmation — Xác nhận giao nhận cần phản ánh tình trạng thực tế.

Có thể bao gồm:

1. Delivered Quantity
2. Date
3. Receiving Location
4. Receiver
5. Condition / note khi relevant

Không tự ghi “Delivered” chỉ vì hàng đã được Dispatch.

31. Delivery Issue

Có thể xảy ra:

1. Quantity discrepancy
2. Wrong Product
3. Damage
4. Missing item
5. Access issue
6. Receiving delay
7. Documentation issue

Status nên được ghi nhận rõ:

Delivery Issue

Không tự kết luận nguyên nhân khi chưa điều tra.

32. Wrong Product Delivery

Nếu phát hiện:

Delivered Product ≠ Ordered Product

không được tự đổi hồ sơ để làm cho hai bên giống nhau.

Cần:

STOP → VERIFY → RECORD → CONTROLLED CORRECTION

Product discrepancy là một issue cần được trace.

33. Quantity Discrepancy

Nếu:

Delivered Quantity ≠ Order Quantity

cần xác định:

1. Delivered
2. Remaining
3. Difference
4. Reason / status nếu đã xác minh

Không tự sửa Order để khớp với Delivery.

Order và Delivery Record phải giữ lịch sử riêng.

34. Moongres trong Tile Supply

Moongres có thể đóng vai trò:

Tile Material Consultant

Tile Specification Partner

Tile Supplier

Trong Supply, Moongres có thể:

1. kiểm tra Order hiện hành
2. kiểm tra Supply Readiness
3. điều phối Quantity
4. phối hợp Delivery Plan
5. xác nhận Receiving Context
6. theo dõi Delivery Status
7. ghi nhận Delivery Issue
8. cập nhật Supply Record

Moongres không được biến bài thành quảng cáo giao hàng.

35. Supply Record

Một Supply Record — Hồ sơ cung ứng có thể gồm:

1. Project
2. Order Reference
3. Revision
4. Product Code
5. Quantity Ordered
6. Quantity Delivered
7. Remaining Quantity
8. Delivery Date
9. Receiving Location
10. Delivery Status
11. Batch / Lot khi relevant
12. Delivery Reference
13. Notes

Supply Record phải đủ để biết:

đã giao gì, giao bao nhiêu, khi nào và cho đâu.

36. Supply Status Board

Một project có thể có:

Nếu dùng dữ liệu thực:

phải xác minh.

Nếu minh họa:

ghi rõ:

Example Supply Status

Không dùng dữ liệu giả như dữ liệu dự án thật.

37. Tile Supply Framework của Moongres

Framework:

Order Confirmation

↓

Supply Readiness

↓

Quantity / Product Check

↓

Delivery Planning

↓

Site Coordination

↓

Dispatch

↓

Delivery

↓

Delivery Confirmation

↓

Supply Record

MMS.05.09 dừng ở:

Supply Record

Không đi sâu vào:

Traceability

và

Handover

38. Supply Decision Framework

Có thể đọc theo logic:

A

Order confirmed + Product + Quantity + Site ready

→ Supply Ready

B

Order confirmed nhưng Site chưa ready

→ Pending Site Readiness

C

Đủ hàng nhưng Delivery Plan chưa xác nhận

→ Pending Delivery Confirmation

D

Giao một phần

→ Partially Delivered

E

Giao đủ

→ Delivered

F

Có discrepancy / issue

→ Delivery Issue

Không tự tạo status ngoài framework khi không cần.

39. Checklist trước khi đóng Supply

[ ] Đúng Order

[ ] Đúng Revision

[ ] Đúng Product Code

[ ] Đúng Format

[ ] Đúng Surface

[ ] Đúng Ordered Quantity

[ ] Delivered Quantity được ghi nhận

[ ] Remaining Quantity rõ

[ ] Receiving Location đúng

[ ] Site Contact xác nhận khi cần

[ ] Delivery Date rõ

[ ] Actual Delivery Date chỉ ghi sau khi giao thực tế

[ ] Delivery Status rõ

[ ] Delivery Note / Reference được ghi nhận khi có

[ ] Discrepancy được ghi nhận

[ ] Không tự sửa Order để khớp Delivery

[ ] Không silent substitution

[ ] Không nhầm Delivered với Dispatched

[ ] Supply Record đủ rõ

40. Từ Order đến Supply

Tile Supply là bước chuyển từ:

“Order đã được xác nhận.”

sang:

“Sản phẩm đã được điều phối và giao theo yêu cầu của dự án, với trạng thái có thể kiểm soát.”

Logic:

Approved Tile

→

Tile Sourcing

→

Tile Availability

→

Tile Procurement

→

Order Confirmation

→

Supply Readiness

→

Quantity / Product Check

→

Delivery Planning

→

Site Coordination

→

Dispatch

→

Delivery

→

Delivery Confirmation

→

Supply Record

Tile Supply không phải Procurement.

Tile Supply không phải Delivery Logistics thuần túy.

Tile Supply cũng chưa phải Traceability hay Handover.

Nó là bước biến:

Controlled Order

thành:

Controlled Supply

với khả năng kiểm soát:

Đúng gạch → Đúng số lượng → Đúng revision → Đúng nơi nhận → Đúng tiến độ → Có xác nhận giao nhận.